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Organizando um evento com intérpretes de conferência

Atualizado: 11 de dez. de 2023

Organizar uma conferência em três idiomas (português, inglês e francês) pode parecer desafiador, mas com o planejamento adequado e os equipamentos certos, é possível garantir um evento com intérpretes de conferência bem-sucedido e de alto nível para todos os participantes.

Imagem de um saguão moderno e preto. Ele está vazio, possui um moderno  sistema de luzes no teto,  e mais de uma centena de cadeiras brancas enfileiradas e um projetor de imagem.



Para realizarmos o evento dessa categoria, é necessário seguir alguns passos abrangendo diferentes etapas. Neste artigo, vamos apresentar um guia passo a passo para a produção de uma conferência multilíngue para 300 pessoas.


Defina claramente seus objetivos com o projeto que pretende realizar.

Isso irá ajudá-lo a determinar o segmento da conferência, bem como identificar o público-alvo.


A conferência pode ter como objetivo, por exemplo, promover o diálogo e a troca de conhecimentos entre especialistas de diferentes áreas, ou trazer novos conceitos de negócios que podem ser adotados, divulgar novos avanços em um determinado campo de pesquisa, entre uma infinidade de assuntos.


Pense no que se espera alcançar com o projeto

No tamanho, formato, suas características, pois tudo isso irá influenciar no orçamento.

Faça uma planilha com todos os custos envolvidos e calcule o valor total do evento. É importante lembrar que o orçamento deve ser flexível e estar preparado para imprevistos, como cancelamentos de palestrantes ou problemas técnicos durante sua realização. Ainda iremos falar sobre sobre o orçamento mais a frente.


Planejamento

Planeje, se possível monte uma equipe, busque parcerias com pessoas experientes que tenham experiência no ramo de eventos e trabalhos relacionados ao tema da conferência.

Programação

Crie materiais impressos com o tema da conferência

Inscrições

 


Logística

Planeje todos os detalhes logísticos, como transporte, alimentação, hospedagem e segurança. Se o evento for receber muitos participantes de outras localidades, é recomendável escolher um local que esteja próximo a hotéis e restaurantes, isso irá para facilitar o deslocamento até o espaço.


Prepare a estrutura do local

Antes do evento é importante visitar o espaço onde a conferência será realizada e verificar se ele atende todos os requisitos. Certifique-se de que o lugar seja grande o suficiente para acomodar os 300 participantes confortavelmente e as cabines de tradução sem atrapalhar o fluxo. O melhor lugar para montar as cabines é atrás do auditório.


Isso inclui também um espaço para guardar todos os estojos dos equipamentos. Além disso, é preciso preparar a estrutura para os equipamentos de tradução simultânea, como as cabines dos tradutores, centrais de intérprete e fones de ouvido para os participantes.


Teste tudo antes do evento

Por fim, é importante testar todos os equipamentos e sistemas antes do evento para garantir que tudo funcione perfeitamente. Isso inclui os equipamentos de tradução simultânea, o sistema de som, os rádios receptores e os fones de ouvido. É recomendável realizar um teste completo alguns dias antes do evento para garantir que tudo esteja funcionando perfeitamente.


Profissionais

Um evento com intérpretes de conferência internacional com as especificações mencionadas exigiria a contratação de equipes de profissionais para garantir que tudo ocorra de acordo com o planejado.


Alguns profissionais e equipes fundamentais para eventos de conferência:


Produção

Levando em conta todas as necessidades do cliente e os recursos disponíveis, a equipe de produção realizará a parte técnica do evento: som, equipamentos de tradução simultânea, iluminação, projeção, decoração e cenografia.


Contar com profissionais especializados pode trazer muitas vantagens, como a redução de riscos, a economia de tempo e dinheiro e a garantia de um evento bem-sucedido.


É importante manter uma comunicação clara e constante com a produção. Isso irá assegurar que o evento esteja alinhado com suas expectativas e necessidades. Estabelecer prazos e metas claras para a realização do evento será de extrema importância.


Suporte

É importante que a equipe de suporte esteja treinada e preparada para lidar com qualquer problema que possa surgir durante o evento. Eles devem estar familiarizados com os equipamentos de tradução simultânea e saber como lidar com situações de emergência. É recomendável realizar um treinamento com toda a equipe antes do evento para garantir que todos estejam preparados.


Comunicação e Marketing

Toda a divulgação do evento ficará por conta da equipe de Comunicação e Marketing. Isso inclui por exemplo, a criação de material gráfico, as ações de divulgação do evento e a gestão das redes sociais.


Algumas formas de promover o evento utilizando diferentes canais de marketing:

  • Criação de posts e impulsionamentos: google e redes sociais)

  • E-mail marketing

  • Assessoria de imprensa

  • Panfletagem

  • Rádio

  • Vídeo sobre o evento e maquete eletrônica

  • Ações em eventos / universidades / stands / shoppings


Recepcionistas / hostess

Imagem ilustrativa de recepcionistas de evento

Para uma conferência com 300 participantes, seria recomendado para atender ao público de forma eficiente, entre 4 a 10 hostesses.


No entanto, o número exato de recepcionistas pode variar dependendo das particularidades do evento.


As atividades desempenhadas pelos hostesses em uma conferência incluem:

Recepcionar os participantes na chegada ao evento;

  • Orientar os participantes sobre a localização das palestras, workshops e outras atividades do evento;

  • Distribuir materiais de apoio, como crachás, programas, brindes e outros materiais;

  • Auxiliar na organização de filas e no controle de acesso a áreas restritas;

  • Prestar informações e esclarecimentos sobre o evento;

  • Dar suporte à equipe de produção e outros profissionais envolvidos na organização do evento.




É importante ressaltar que, além do número de hostesses, a qualificação e o treinamento dos profissionais também são fatores determinantes para o sucesso do evento. Por isso, é recomendável contar com uma equipe de hostess experiente e bem preparada para atender às necessidades do público e garantir a satisfação dos participantes.


Segurança

De maneira geral, para um evento de conferência com 300 participantes, seria necessário contar com uma equipe de segurança composta por pelo menos 6 a 10 profissionais, mas também dependerá das condições específicas do evento.


Para calcular a quantidade de seguranças necessários em um evento, é recomendado seguir algumas orientações, como:

  1. Avaliar o tamanho e o tipo do evento: eventos maiores e com um perfil de público mais variado podem exigir uma equipe de segurança maior, enquanto eventos menores e mais restritos podem ter necessidades mais limitadas.

  2. É importante analisar o espaço físico do evento e avaliar as condições de segurança do local e identificar os pontos vulneráveis e áreas restritas. A localização do evento pode influenciar na necessidade de mais seguranças, especialmente se houver riscos de assaltos, furtos, invasões ou outras situações de perigo.

  3. A presença de autoridades ou personalidades é outra questão pode exigir uma equipe de segurança maior, por isso deve-se sempre verificar a lista de participantes e convidados especiais.


Coffee Break

Coffee Break
imagem Coffee Break

O coffee break é um serviço de alimentação leve, que geralmente inclui café, chá, sucos, água, pães, salgados (de preferência saudáveis sem frituras), frutas e doces. É uma opção prática e econômica, que atende às necessidades dos participantes sem interferir no ritmo do evento. O Coffe Break pode ser oferecido em diferentes momentos, como no intervalo entre as palestras ou ao final do evento.


No entanto, é importante avaliar as preferências dos participantes e suas restrições alimentares (como alergias, intolerâncias ou preferências alimentares específicas) para garantir que o serviço de alimentação seja adequado e atenda a todas as necessidades.


Equipe de limpeza

A equipe de limpeza Fará a manutenção do local durante e após o evento, garantindo um espaço limpo e higienizado para palestrantes e participantes. A equipe de profissionais deve ser profissional e apta para a função.


Mestre de Cerimônias

Um mestre de cerimônias é essencial para manter o evento organizado e a atenção do público. Ele pode apresentar os palestrantes, introduzir os temas e garantir que o evento esteja seguindo o cronograma. É importante contratar um profissional experiente e carismático e principalmente que saiba conquistar a atenção e conduzir o público.


O mestre de cerimônia é uma das mais importantes figuras em um evento de conferência. Afinal, a apresentação e a condução da cerimônia é uma grande responsabilidade. Uma tarefa que deve ser designada a alguém que domine o dom interagir e que saiba manter as atenções e o bom andamento das atividades previstas na programação.


Entre as principais funções do mestre de cerimônia em uma conferência estão:

  1. Apresentação dos palestrantes e convidados destacando suas qualificações e experiências profissionais;

  2. Anúncio das atividades: palestras, debates, mesas-redondas, apresentações culturais e outras atividades programadas, para que o público saiba o que esperar durante o evento;

  3. Interação com o público por meio de perguntas, comentários, enquetes ou outras formas de engajamento, incentivando a participação ativa dos participantes durante o evento;

  4. Manutenção do cronograma, garantindo que o evento siga o cronograma previsto, coordenando a transição entre as atividades, informando sobre os horários de intervalos, pausas e outras questões que possam interferir no bom andamento das atividades;

  5. Gerenciamento de situações imprevistas como atrasos de palestrantes, falhas técnicas entre outros problemas que possam surgir durante o evento, mantendo o público informado e calmo durante essas situações.

Ao final do evento, o mestre de cerimônia agradece a presença de todos os participantes, apresenta as conclusões e principais aprendizados do evento e agradece aos patrocinadores, apoiadores e demais pessoas que contribuíram para o sucesso do evento.


Palestrantes

Palestrante

  • Escolha palestrantes experientes e reconhecidos em suas áreas de atuação. Além de um currículo excelente, procure trazer um profissional que realmente se diferencie, fazendo valer a sua vinda;

  • Quesitos como: inovação, empreendedorismo, iniciativa e transformação são motivos que agregam muito valor, e atraem as pessoas para irem ao evento;

  • Certifique-se de que a atrações estarão disponíveis na data ou período escolhido para o evento.

  • Entre em contato com os palestrantes escolhidos para obter informações detalhadas sobre seus planos de palestra, custos, disponibilidade, etc...

  • Caso o palestrante seja internacional, verifique se ele possui o visto necessário para entrar no seu país. Se não tiver, informe-o sobre os procedimentos necessários para obtê-lo.

  • Seja flexível quanto ao plano de palestra do palestrante. Promova um bom diálogo para garantir que a apresentação seja pertinente para os assuntos da conferência.

  • Crie um acordo escrito entre você e o palestrante, documentando os custos, direitos autorais e outros termos importantes.


Tradutores e Intérpretes

Os intérpretes de conferência serão responsáveis em traduzir simultaneamente os idiomas francês e o inglês dos palestrantes para a língua portuguesa, a língua mãe do público participante.


Intérpretes e tradutores possuem a habilidade de captar e transmitir informações de forma rápida e inteligível, tornando o conteúdo facilmente compreendido pelo público.


A melhor forma de encontrar intérpretes de conferência e tradutores no Brasil é procurando por empresas especializadas, associações e sindicatos.



Algumas empresas reconhecidas no mercado brasileiro de interpretação de conferência e tradução:

Clique na setinha ao lado dos nomes, para expandir e conferir informações de contato.

É primordial que todo conteúdo transmitido pelos conferencistas chegue aos participantes de forma clara e inteligível. Melhor ainda se o intérprete possuir experiência e conhecimento na área do palestrante, algo bastante comum.


Alguns intérpretes possuem amplo conhecimento em muitos campos de atuação. Alguns se tornam referência em traduzir conteúdos específicos nas mais diferentes áreas: saúde, negócios, política, agricultura, ciências, tecnologia, esportes, combustíveis, entre muitas outras.


Providencie equipamentos de tradução simultânea

Para permitir que os participantes ouçam as interpretações, é necessário providenciar equipamentos de tradução simultânea. Isso inclui cabine para os tradutores, a central de intérprete, sistema de som, fones de ouvido, transmissores e os rádios receptores para os 300 participantes.


As cabines de intérprete são espaços especialmente projetados para permitir que intérpretes trabalhem durante o evento ao vivo. Esses equipamentos possuem isolamento acústico para reduzir o ruído externo e garantir que os intérpretes possam trabalhar com foco no discurso original e na interpretação. O objetivo é oferecer a máxima precisão na interpretação, proporcionando aos participantes a melhor experiência possível.


Dentro de cada uma das cabines deve haver uma central de intérprete que permitirá que o(s) tradutor(es) ouça o discurso e traduza para o idioma do público participante.

O equipamento deve possuir entradas para microfones e fone de ouvido. Os intérpretes podem utilizar tanto headsets (fones de ouvido com microfones acoplados) quanto fone de ouvido e microfones separadamente.

O intérprete também precisa ter uma iluminação interna adequada dentro da cabine, para facilitar o trabalho, sem interferir o ambiente externo.


Algumas empresas reconhecidas no mercado brasileiro de eventos e serviços de interpretação de conferência e tradução:


Equipamentos Riole

No Brasil, a indústria Riole fabrica uma linha completa de equipamentos de tradução simultânea. Cabines, centrais de intérpretes, headsets, rádios receptores, transmissores. Os equipamentos produzidos pela indústria com sede no Paraná, são muito comuns em conferências e conhecidos entre os intérpretes.


Entre os equipamentos produzidos pela marca brasileira, a central de intérprete tem sido muito elogiada pelos profissionais. Com luminária própria, a central G9 da linha Tradlink é uma das mais utilizadas profissionais que realizarem trabalhos de tradução simultânea dentro das cabines.

Central de Intérprete G9 produzida pela Indústria Riole (foto - Rodrigo Pinheiro)
Central de Intérprete G9 produzida pela Indústria Riole (foto - Rodrigo Pinheiro)

"A central de intérpretes da Riole tem uma característica que me agrada muito: a luminária embutida da CI. Economiza espaço na cabine e facilita a vida do intérprete", Natalia Taddei Sócia da A.T. Tradução e Interpretação.


O padrão internacional do equipamento o torna um dos mais conhecidos do setor, referência em tradução simultânea.


O equipamento conta com um sistema Infravermelho (IV) de transmissão ao vivo. O mais avançado e seguro do mercado. Nele, o sinal irradia por todo o ambiente oferecendo a melhor experiência sonora ao público participante.



Som puro de alta qualidade e livre de qualquer ruído

Os receptores distribuídos aos usuários captam o sinal sem interferências e fornecem um excelente padrão de áudio através dos fones de ouvido. Os usuários podem ainda controlar o volume e sintonizar em até 9 canais diferentes. Podendo ouvir o palestrante no idioma que desejar.


Fotógrafos e videomakers

Estúdio Riole
Estúdio Riole

Esses profissionais irão documentar o evento e produzir conteúdo audiovisual para fins de registro e divulgação. Ter uma equipe de fotógrafos e videomakers é essencial para documentar o evento e criar material de divulgação para futuras edições. Além disso, a qualidade das imagens e vídeos pode ajudar a transmitir profissionalismo e credibilidade, o que pode influenciar na percepção do público sobre a marca ou empresa que organiza o evento.





Equipe de transporte

É importante que o evento tenha uma equipe responsável em transportar os participantes. Elaborar um roteiro onde será definido todo esquema de transporte dos profissionais: palestrantes, interpretes e staff de outras praças envolvidos no evento que necessitem de transporte.


Exemplo de Roteiro

  • 07:00 - buscar no aeroporto (chegada)

  • 08:00 - aeroporto para o hotel

  • 10: 45 - visita ao local da conferência (antes do evento)

  • 1 1: 45 - saída do local do evento para o almoço

  • 13:00 - retorno hotel

  • 15:00 - Ida para o evento (apresentação)

  • 19:00 - retorno hotel

  • 20:30 - Saída para jantar

  • 22:00 - Retorno Hotel

  • 06:00 - saída para o aeroporto (retorno)

Orçamento

Com base nas informações que foram fornecidas anteriormente, segue abaixo um exemplo de orçamento para um evento de conferência com 300 participantes, dois palestrantes estrangeiros, tradução simultânea em inglês e francês para português, equipe de suporte, equipamentos, serviços de alimentação, materiais gráficos, hospedagem e transporte para os palestrantes:

  • Espaço para o evento:

  • Equipamentos de som, luz e tradução simultânea;

  • Equipe de suporte (técnicos, fotógrafos, videomakers, hostesses, seguranças);

  • Serviços de alimentação (café da manhã, coffee break, água, refrigerante);

  • Materiais gráficos para divulgação do evento (convites, banners, folderes);

  • Hospedagem para os participantes (caso necessário);

  • Transporte para os participantes (caso necessário);

  • Passagens e hospedagem para palestrantes estrangeiros;

  • Cachê palestrantes;

  • Imprevistos.

É importante ressaltar que os valores podem variar bastante dependendo das necessidades específicas, localização e o padrão de cada evento.


Vale lembrar também, que imprevistos podem ocorrer durante o evento, gerando custos extras. Por isso, é recomendável incluir uma margem de segurança no orçamento para garantir que todos os gastos sejam cobertos.


Encontrar patrocinadores para o seu projeto irá reduzir os custos

Buscar patrocínios para um evento pode ser uma tarefa desafiadora, mas essencial para o sucesso financeiro do projeto. Aqui estão algumas dicas sobre como buscar patrocínios para um evento de conferência (clique abaixo para expandir):

1. Identifique empresas e marcas relevantes para o público-alvo do evento:

Antes de iniciar a busca por patrocinadores, é importante definir claramente o público-alvo do evento e quais empresas e marcas são mais relevantes para o projeto. Isso ajudará a direcionar seus esforços de prospecção;

2. Crie um plano de patrocínio atraente:

3. Busque patrocínios de forma personalizada:

4. Considere patrocínios em espécie:

5. Ofereça contrapartidas aos patrocinadores:

6. Acompanhe e valorize os patrocinadores:

Agora sim, com todas essas informações, você está preparado para realizar um grande evento, com pessoas e palestrantes de todo o mundo. E claro, contar com a melhor opção para tradução e interpretação simultânea do mercado.




 


TradLink é um produto Riole

A Riole é uma indústria especializada em produtos e sistemas de áudio e vídeo que oferece soluções exclusivas de comunicação para o setor industrial, gerenciamento de plenários legislativos, tribunais e conselhos, equipamentos de tradução simultânea para eventos multilíngues, além de acessibilidade para salas de cinema.

Tem como principal compromisso a inovação e o desenvolvimento de soluções feitas para melhorar a vida das pessoas e a sociedade como um todo.

Com sede em Colombo, região metropolitana de Curitiba - PR, a Riole é referência internacional há mais de 40 anos em soluções inteligentes.

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